发放、填写、收取毕业生登记表（卡）及毕业生申报工作特别注意事项

    自学考试毕业生毕业办证，须考生本人准确填写毕业生登记表（1式3份）、机读卡（每人1份）、考生登记表（每人1份），提交2寸蓝底彩色照片两张，交验身份证复印件2张、专升本考生还应提交专科毕业证原件等材料。这些工作必须提前准备，现将有关事项说明如下：。
    一、毕业生登记表、机读卡的发放
    各教学点应在第五学期授课前将本期学员的人数、考号段、所需登记表（1式3份）、机读卡（每人1份）的份数填写清楚，以传真的形式向自考部申报，自考部根据各点申报数量在学员第五学期授课前寄到各教学点或授课教师带至各教学点，以便各教学点指导学员填表。
    二、毕业生登记表、机读卡的填写
    1、填表前必须认真阅读毕业生登记表、机读卡中的填表须知。
    2、该表1式3份必须由本人亲自用黑色或蓝色墨水如实填写（复印或请人代填无效），字迹工整清楚。
    3、毕业生姓名、性别、出生年月、籍贯等必须填写清楚，并与本人身份证信息相同。
    4、毕业生在单位的思想和工作表现栏由考生所在单位填写，并加盖公章。
    5、必须在封面身份证号栏目中准确无误填上本人身份证号，并附有清晰的身份证复印件，并如样本贴好。
    6、填表日期栏中的时间按规定填写，（在没有接到规定时先不填）。考生单位意见栏中的时间也应与填表日期中的时间对应。
    7、为了便于核查，毕业生应将家庭和办公室电话连同区号填写在联系电话栏中。
    8、毕业生机读卡的填写办法与报名、报考卡相同，见本手册目录第二项。
    三、毕业生登记表、机读卡的收取
    各教学点应通知学员在规定的时间将各种材料交至各教学点。各教学点应认真审查学员登记表的填写情况，仔细校对身份证号和考生姓名，如发现错误应立即予纠正；使之完全符合填写要求；然后按准考证号的顺序整理好，寄长沙理工大学继续教育学院自考部指定的负责人收。
    对于专升本的毕业生还应同时将专科毕业证原件（用铅笔写上准考证号，并按顺序整理好）一同邮寄。
    四、毕业生的预审及申报工作
    各教学点应在第五学期前做好毕业生资格预审工作，填写好《毕业生资格预审申报表》。鉴于第五学期尚有科目未实施考试，因此，预审工作以前四个学期成绩为准。成绩全部合格，毕业生登记表、机读卡已填好交来的考生均视为预审合格。并将毕业生登记表、机读卡及名单一并寄长沙理工大学继续教育学院自考部。各教学点收到第五学期成绩后十天内应迅速将应办证学员的考号、姓名向长沙理工大学继续教育学院申报，未申报而遗漏办证者由各教学点负责。